Reduzieren Sie Ihren Aufwand durch effizent aufeinander abgestimmte Arbeitsabläufe und IT-Systeme

Reduzieren Sie Ihren Aufwand durch effizent aufeinander abgestimmte Arbeitsabläufe und IT-Systeme

Optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklung: alle Informationen sind zentral zugänglich, Ihre Informationen sind immer vollständig und ohne Nachfrage verfügbar. Vermeiden Sie dadurch Reibungsverluste und verkürzen Sie Ihre Reaktions- und Durchlaufzeiten.

Schneller

Schneller

Alle Informationen stehen vollständig zur Verfügung, jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen. Sie vermeiden Rückfragen und Wartezeiten. Aufträge werden schneller bearbeitet, Liegezeiten entfallen und auf Kundenwünsche kann sofort reagiert werden.

Sicherer

Sicherer

Informationen müssen nicht an mehreren Stellen erfasst oder ausgedruckt werden. Einmal erfasste Informationen werden bei jedem Arbeitsschritt ergänzt. Fehler bei der Übertragung oder durch Nachfragen entfallen. Damit erhöhen Sie die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Günstiger

Günstiger

Durch Vermeiden von unnötigen Ablagearbeiten, dem Suchen von Unterlagen, Rückfragen zwischen den Mitarbeitern und einer verlässlich hohen Qualität der Informationen sparen Sie erheblich Zeit bei der Bearbeitung der Aufträge ein.

In fünf Schritten zu
höherer Effizienz

Wie funktioniert ein verschwendungsfreier Arbeitsablauf?


Die Grundlage eines verschwendungsfreien Geschäftsprozesses ist die bedarfsgerechte Bereitstellung von Informationen. Für jeden Arbeitsschritt werden Informationen benötigt bzw. werden Informationen erzeugt. Diese werden wiederum im nächsten Arbeitsschritt benötigt.

Wird dieser Informationsfluss unterbrochen, z.B. durch Notizen auf einen Zettel oder der Ablage einer eMail mit einem Kundenauftrag im lokalen Outlook-Ordner, entstehen vermeidbare Aufwände im nachfolgenden Arbeitsschritt. Der Mitarbeiter muss suchen oder nachfragen oder ist auf die Anwesenheit seines Kollegen angewiesen.

Beim Einsatz von IT-Systemen, wie beispielsweise einem ERP-System, zeigen sich diese Unterbrechungen als Medienbrüche. Informationen werden beispielsweise ausgedruckt und abgelegt, manuell weiter geleitet oder in einem anderen System erfasst.

Ziel der Optimierung ist es, alle im Arbeitsablauf benötigten Informationen zentral zu verwalten und damit bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. Je „länger“ diese optimierte „Kette“ ist, je effizienter arbeitet Ihr Unternehmen.

 

 

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Prozessdokumentation

Machen Sie Ihre Wertschöpfungskette transparent. Dadurch sehen Sie, welche Arbeitsabläufe am Erzielen Ihres Umsatzes beteiligt sind.


Ihre Wertschöpfungskette bzw. Ihr Kernprozess mit allen beteiligten Abteilungen oder Mitarbeitern wird transparent gemacht.
Alle darin enthaltenen relevanten Arbeitsschritte werden erfasst und in eine chronologische Reihenfolge gebracht. Dafür verwende ich Checklisten.
Das Ergebnis wird visualisiert.
Sie sehen auf den ersten Blick wie effizient Ihr Unternehmen arbeitet und wo der Optimierungsbedarf liegt.

 

 

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Prozessunterstützung

Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller eingesetzten Systeme - auch Ihrer IT-Systeme. Dadurch sehen Sie, welche digitalen und manuellen Systeme bei Ihnen zum Einsatz kommen.


Ich ermittle alle „Systeme“ einschließlich Ihrer IT-Systeme, die für die Bearbeitung Ihrer Geschäftsvorfälle verwendet werden. Hier wird zum einen sichtbar, welche manuellen Systeme (z.B. Ablage in Order) und welche IT-Systeme (z.B. Outlook oder Excel) neben einem zentralen ERP-System im Einsatz sind. Auch dafür verwende ich Checklisten.
Sie erkennen auf einen Blick die Systemlandschaft Ihres Unternehmens und welche Stellen im Ablauf nicht in Ihr zentrales IT-System integriert sind.
Außerdem wird sofort sichtbar, wo sich dezentrale Datenbestände, auf die nur einzelne Mitarbeiter Zugriff haben, verbergen.
Damit sehen Sie auf einen Blick, wo der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen stockt.

 

 

 

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Prozessanalyse

Ermitteln Sie die Abhängigkeiten in Ihrer Wertschöpfungskette. Hier decken Sie die kritischen Stellen in Ihren Arbeitsabläufen auf.


Nachdem Ihre Wertschöpfungskette transparent dokumentiert ist und die darin verwendeten IT-Systeme bekannt sind, ermittle ich die kritischen Stellen in dieser Kette.
Jede Kette ist so stark, wie ihr schwächstes Glied und dieses Glied mache ich sichtbar. Mit einer standardisierten Checkliste und mit Hilfe einer Sensitivitätsanalyse ermittle ich den Grad der Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte voneinander.
Mit diesem Wissen, der Kenntnis über die Qualität der IT-Systeme an diesen Stellen sowie dem Wissen über die Verfügbarkeit der dort benötigten bzw. erzeugten Informationen können Sie sehr schnell beurteilen, ob hier Maßnahmen zur Optimierung vorgenommen werden sollen.
Sie erkennen auch, wie sich Verbesserungen an dieser Stelle auf den gesamten Arbeitsablauf auswirken und welcher Nutzen sich daraus ergibt.

 

 

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Prozessoptimierung

Definieren Sie gezielte Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Abläufe. Hier legen Sie die wirksamsten Maßnahmen zur gezielten Verbesserung der Arbeitsabläufe fest.


Sie kennen jetzt die Schwachstellen in Ihren Arbeitsabläufen und die Auswirkungen daraus. Sie können beurteilen ob Sie hier eingreifen müssen und welchen Vorteil Ihnen das bringt. Wir finden jetzt zusammen geeignete Maßnahmen um das von Ihnen gesetzte Ziel  zu erreichen.
Das können kleine organisatorische Eingriffe wie z.B. Kompetenzregelungen oder die Schulung eines Mitarbeiters sein, technische Verbesserungen wie z.B. die Zugriffsrechte auf bestimmte Daten einer anderen Abteilung oder die Integration des Arbeitsplatzes in ein bestehendes IT-System.
Natürlich auch der Einsatz eines neuen IT-Systems, dessen genaue Anforderungen und Leistungsprofil Sie jetzt kennen.

 

 

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Digitalisierung der Prozesse

Greifen Sie bei Bedarf auf einen erfahrenen
IT-Projekt-Coach zurück und behalten Sie Ihr Vorhaben jederzeit im Griff.


Für die effiziente Digitalisierung Ihres Unternehmens ermittle ich die Anforderungen für die Integration geeigneter IT-Systeme in Ihre Prozessabläufe, definiere hierfür die Projektziele und den Projektumfang und unterstütze Sie bei der Hersteller- und Softwareauswahl sowie bei der Durchführung Ihres IT-Projektes.
Neben der professionellen Vorbereitung liegt der Erfolg von IT-Projekte oft am reibungslosen Zusammenspiel aller Beteiligten. Voraussetzung hierfür sind Vereinbarungen zur Kommunikation, das Festlegen von Entscheidungs- und Steuergremien sowie der Vereinbarung der Berichts- und Eskalationswegen vor Projektbeginn.
Das gewährleistet, dass die richtigen Personen im Unternehmen rechtzeitig und umfassend informiert sind und bei Projektabweichungen schnell notwendige Entscheidungen treffen können. Dies vermeidet „plötzliche“ Verzögerungen oder Mehrkosten.

Im Rahmen des Projekt-Coachings übernehme ich die Rolle des Auftraggebers, nehme an regelmäßigen Terminen mit dem Projektleiter, externen Dienstleistern und des Lenkungsgremiums teil und greife bei Abweichungen oder Eskalationen steuernd ein.

 

 

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Machen Sie Ihre Digitalisierung messbar

Die Digitalisierung bildet die Grundlage für den reibungslosen,  abteilungs- und  systemübergreifenden Austausch von Informationen. Voraussetzung  dafür ist, dass alle im Prozess benötigten Daten digital zur Verfügung stehen. Außerdem müssen sie von jedem Arbeitsplatz, an dem sie benötigt werden ohne Medienbrüche be- und verarbeitet werden können.
Über Kennzahlen, die diese Faktoren messen, lässt sich der Digitalisierungsgrad und die Effizienz der eingesetzten IT-Systeme bewerten.
Ich ermittle mittels Checklisten und einer standardisierten Auswertung den Digitalisierungsgrad entlang Ihrer Wertschöpfungskette. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen sehr schnell und objektiv zu bewerten. Ihre Maßnahmen werden messbar.
Zusätzlich erhalten Sie eine Einschätzung über die  gesamte „Digitalisierung“ Ihres Unternehmens.

Das versetzt Sie in die Lage, Optimierungen in den Arbeitsabläufen gezielt vorzunehmen und objektiv zu bewerten.

 

 

 

Stefan Lamm

Als Betriebswirt  mit 30 Jahren Erfahrung  als  IT-Projektleiter, Produktmanager für IT-Anwendungen, Führungskraft, Unternehmer und in der Beratung von mittelständischen Unternehmen kenne ich mich in beiden „Welten“ aus: Der Strategie eines Unternehmens aus Sicht des Managements und wie diese zielgerichtet durch Informationstechnologien umgesetzt und erreicht werden kann.
Aus dieser Erfahrung  weiß ich, dass der Erfolg für Restrukturierungen und bei der Einführung von IT-Systemen im optimalen Zusammenspiel von Unternehmensprozessen und IT-Systemen liegt und nur durch motivierte Mitarbeiter umgesetzt werden kann.

Meine Kunden schätzen an mir, dass ich komplexe Sachverhalte schnell erfasse, klar strukturiert und einfach und verständlich visualisieren kann.  Dadurch werden auch komplexe Problemstellungen für meine Auftraggeber nachvollziehbar.
Ich denke und handle immer von der Lösung her und aus der Sicht des Unternehmers.
Ich hole Ihre Mitarbeiter erfolgreich mit „ins Boot“ und motiviere diese zur konstruktiven Mitarbeit. Dabei fördere ich gezielt das wirkungsvolle Zusammenspiel aller Beteiligten, erkenne, strukturiere und dokumentiere schnell die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projektes.

 

Ihr nächster Schritt zur Optimierung Ihrer Auftragsabwicklung

 

Benötigen Sie 

  • Eine Einschätzung Ihrer Ausgangslage - was möglich ist?

  • Einen Überblick, wie Sie eine Veränderung am besten angehen?

  • Tipps für die strukturierte Vorgehensweise?

 

Dann vereinbaren Sie mit mir ein erstes Gespräch.

Wir besprechen

  • Was Sie vorhaben.

  • Ihre Ausgangslage.

  • Welche Ziele Sie verfolgen.




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