UNSER UMGANG MIT DEM ROHSTOFF INFORMATION

von Stefan Lamm
Stefan Lamm
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Was ist Information?

Information ist […] eine Teilmenge an Wissen, die ein Sender einem Empfänger mittels Signalen über ein bestimmtes Medium (auch ‚Informationskanal‘ genannt) vermitteln kann.“ (Quelle: Wikipedia)

Informationen sind nicht greifbar und flüchtig. Wenn ich Informationen nicht „notiere“ oder mir merke geraten sie in Vergessenheit.

Aus Informationen entsteht Wissen, dass wiederum als Information weitergegeben wird.

Informationen sind generell nur für den von Wert und Bedeutung der sie benötigt oder verwerten kann. Denken Sie hier beispielsweise an Insiderinformationen an der Börse. Hier kann eine einzige Information unter Umständen zig Millionen Euro wert sein.

Wir haben es hier also mit einem sehr theoretischen „Gut“ zu tun mit dem wir sehr sorg- und achtlos umgehen.

Was ist das Informationszeitalter?

Das wesentlichste Merkmal des Informationszeitalters besteht darin, dass Informationen überwiegend in digitaler Form in der Digitalen Welt gespeichert und übermittelt werden. Gekennzeichnet ist diese Phase auch von der zentralen Bedeutung von Information als Rohstoff und Ware. […]“ (Quelle: Wikipedia)

Mit der fortschreitenden Möglichkeit Informationen zu „notieren“ und als „Daten“ in großen Massen zu speichern und zu transportieren, gewinnt die Information zunehmend an Wert.

Durch die dadurch möglichen systematischen Möglichkeiten große Informationsmengen gezielt und nach Bedarf zu durchsuchen wurde es möglich, Informationen zunehmend industriell zu nutzen.

Denken Sie nur an die Zeit als Information lediglich in Form von Büchern oder Skripten verfügbar war. Um eine gewünschte Information zu bekommen mussten zeitintensive Recherchen vorgenommen werden.

Heute steht nahezu das gesamte Wissen der Menschheit fast jedem auf Knopfdruck auf seinem Smartphone zur Verfügung.

Der Wert der Information: Geschäftsmodelle mit Informationen

Google, Facebook und Amazon – stellvertretend als die bekanntesten Beispiele – sammeln Daten Ihrer Nutzer, bereiten diese über Algorithmen auf und verkaufen die daraus gewonnenen Informationen an ihre Kunden.

Diese nutzen die Daten wieder für gezielte Werbung, Ansprache der Kunden oder für Marketing- oder statistische Zwecke.

Um es auf den Punkt zu bringen: aus einer Vielzahl von Informationen, die für den, der sie preis gibt offenbar keinerlei Bedeutung haben und damit „wertlos“ sind, wird eine Ware geschaffen, für die sehr viel Geld bezahlt wird.

Das geschieht durch eine Transformation und die kundengerechte Aufbereitung der Informationen. Die Einheit in der Informationen verkauft werden sind „Daten“.

Wenn wir in die Vergangenheit sehen, finden wir einige Beispiele in der industriellen und vorindustriellen Zeit, bei denen aus zunächst wertlosen Rohstoffen wertvolle Güter erzeugt werden. Ein Beispiel sei Rohöl, das in der Vergangenheit nahezu wertlos war und erst durch die Raffinierung ab Mitte des 19. Jahrhunderts und die dadurch mögliche vielfältige Verwendung seinen bis heute stetig steigenden Wert erhielt.

Übergang in die Industrie 4.0

Der Begriff „Industrie 4.0“ wurde dadurch geprägt, dass die 4. Industrielle Revolution bevor steht. Bislang stand zwischen der Information und deren Nutzung noch der Mensch. Die Nutzung erfolgt in Form von Menschen erstellten Computerprogrammen sowie durch den Menschen selbst als Anwender oder Empfänger einer Information mit der er dann Maschinen – oder Computer – versorgt, die Tätigkeiten ausführen.

Beispielsweise in der Produktion oder der Lagerlogistik.

„Industrie 4.0“ besagt, dass die Informationen ohne die „Zwischenstation Mensch“ direkt von Maschine zu Maschine gegeben werden und diese die Arbeiten dann sofort ausführen. Bekannt als „Internet der Dinge“ (Internet of Things oder IoT).

Ob sich das so entwickelt, welche Rolle der Mensch darin noch findet und welche Risiken sich damit verbinden ist derzeit noch offen.

Die „Wirtschaft“ steht hier erst am Beginn und befindet sich in einer experimentellen Phase.

Diese wird jedoch von den großen Informationsmonopolisten wie Google oder facebook vehement voran getrieben und die ersten Entwicklungen sind bereits erkennbar. Das selbst fahrende Auto, Flugdrohnen und alles, was inzwischen ohne den Menschen auskommt.

Damit haben Sie einen ersten Eindruck erhalten, was es mit „Informationen“ auf sich hat.

Was „Industrie 4.0“ für einen Nicht-Industriebetrieb oder ein Kleinunternehmen bedeutet und warum diese Entwicklung nicht spurlos an Ihnen vorübergehen wird, erfahren Sie in einem weiteren Beitrag von mir.

Der Umgang mit der Ressource „Information“

Sie haben gerade gelesen, dass „Information“ nicht nur ein „Gut“ ist, sondern zunehmend ein wichtiger Produktionsfaktor. Ich habe vorhin den Vergleich mit dem Rohöl gebracht.

Derzeit gehen nahezu alle Unternehmen mit diesem „grenzenlos verfügbaren“ Gut „Information“ verschwenderisch um. Es lässt sich ja jederzeit besorgen und steht überall zur Verfügung.

Vielleicht kennen Sie Bilder von alten Mühlrädern, auf die aus einem Fluss heraus über eine roh gezimmerte Rinne Wasser geleitet wurde. An allen Stellen dieser Rampe fließt das Wasser heraus. Es gelangt jedoch immer noch ausreichend viel zum Wasserrad um es anzutreiben.

Nach heutigen Maßstäben ist so eine Konstruktion undenkbar. Heute wird die exakt benötigte Menge Wasser gezielt auf die Turbinenschaufeln von Wasserkraftanlagen geleitet. Das Strömungsverhalten und die Form der Schaufelräder sind optimiert.

Man will maximale Effizienz. Mit der verfügbaren Ressource ein Maximum an Energie erzeugen. Denn: Energie wird gegen Geld verkauft und Verschwendung bedeutet weniger Einnahmen als möglich.

Fragen Sie sich doch bitte, wie die Informationen in Ihrem Unternehmen transportiert werden: wie im Beispiel mit dem Mühlrad oder exakt dosiert und gezielt wie im Beispiel der Wasserturbine.

Fragen Sie sich, wieviel Information muss in Ihr „System“ – also Ihre Arbeitsabläufe – geleitet werden, bis alle Abteilungen ausreichend damit versorgt sind.

Woran erkennen Sie die Effizienz Ihrer „Informationsausbeute“?

Ganz einfach. Wie am Beispiel des Mühlrades. Wie viele Informationen gehen auf dem Weg zum Empfänger verloren oder kommen falsch an. Woran erkennen Sie das? Daran, wo Sie Ihre Informationen ablegen – zentral in einem IT-System oder in physischen Ordnern, auf lokalen Laufwerken oder in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter.

Wie oft wird in einer Abteilung bei anderen Abteilungen nachgefragt weil etwas fehlt?

Wie oft passieren Fehler – falsche Adressen, falsche Bestellungen oder ähnliches?

Wenn Sie hier Beispiele finden, gleicht Ihr Unternehmen dem Mühlrad. Nur dass bei Ihnen nicht Wasser auf dem Transport zum Ziel verloren geht bzw. verschwendet wird, sondern Informationen.

Was hat das zur Folge?

Macht nichts? Funktioniert ja trotzdem.

Stimmt!

Das Mühlrad in meinem Beispiel dreht sich auch. Trotz der hohen Verluste beim Transport des Wassers.

In der Betriebswirtschaft gibt es jedoch den Begriff „Opportunitätskosten“.

Opportunitätskosten sind entgangene Erlöse (allgemeiner: entgangener Nutzen), die dadurch entstehen, dass vorhandene Möglichkeiten (Opportunitäten) zur Nutzung von Ressourcen nicht wahrgenommen werden.“ (Quelle: Wikipedia).

Sie verschwenden also Ressourcen und Sie verlieren damit Geld.

Vielleicht denken Sie jetzt: so viel kann das gar nicht sein oder was macht schon eine Information, die in Form eines PostIt’s auf dem Bildschirm klebt.

Vielleicht.

Hier ein Beispiel um eine Einschätzung zu bekommen.

Was kosten Sie die Informationen über die Details eines Kundenauftrags, den Sie für die Ausführung brauchen?

Gehen wir davon aus, der Kunde weiß was er will und bestellt sofort ohne Beratung.

Wieviel Arbeitszeit benötigen Sie in Ihrem Haus

  • für die Erfassung, Bestätigung und internen Weitergabe eines Auftrags?
    10 Minuten, 20 Minuten, 30 Minuten?
    Wir nehmen den Mittelwert: 20 Minuten.
  • bis die notwendigen Waren oder der Service intern disponiert oder geprüft sind und notwendige Materialbestellungen dafür erfolgt sind?
    Wieder 20 Minuten?
  • bis die Informationen zur Produktion oder Auslieferung der Ware übergeben wurde und in der Produktionsanlage oder im Lager bearbeitet werden kann?
    Wieder 20 Minuten?

Damit haben Sie eine Stunde Aufwand erzeugt. Pro Auftrag.

Wie oft kommt es dabei vor, dass es Rückfragen gibt weil Informationen unvollständig übergeben oder falsch notiert wurden?
Wie oft kommt es vor, dass diese Fragen nicht sofort beantwortet werden können, weil der zuständige Mitarbeiter gerade nicht da ist und dadurch erneut nachgefragt werden muss?

Das sind Aufwände die Sie zusätzlich berücksichtigen müssen.

Wenn Sie jetzt die Kosten für diese Stunde – sagen wir 40 € - mit der Anzahl der Aufträge pro Tag multiplizieren – sagen wir 20 – dann kennen Sie die Kosten, die nur für die Beschaffung und den Transport der Informationen erzeugt werden.

In meinem Beispiel eine Stunde mal 40 € mal 20 Aufträge ergibt 800 € pro Tag - ohne die zusätzlichen Rückfragen.

Pro Woche also 4.000 €, pro Jahr ca. 200.000 €.

Nicht mit eingerechnet sind mögliche Fehler bei der Kommissionierung, der Terminierung von Lieferterminen, dem Versand an den Kunden und bei der Behandlung von Retouren oder Reklamationen. Hier liegt das größte Opportunitätskostenpotential.

Warum? Weil es sich hier um „alte“ Vorgänge handelt, die zur Klärung des Fehlers meist erst mühsam bei Kollegen oder in der Ablage recherchiert werden müssen.

Machen Sie sich die Mühe und rechnen Sie sich Ihre eigenen Opportunitätskosten aus.

Und dann stellen Sie sich die Frage noch einmal, ob das nichts ausmacht.

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